Trefnu Digwyddiad

Os ydych chi’n bwriadu rhedeg digwyddiad bach neu gymunedol, mae rhai cyfrifoldebau sydd angen i chi fod yn ymwybodol ohonynt. Bydd angen i chi feddwl am bwy fydd yn mynychu, pa gyfleusterau bydd eu hangen arnynt, pa fath o weithgareddau fydd yn digwydd ac unrhyw ofynion diogelwch.

Pwy sy’n gallu darparu cyngor?

Mae ESAG Blaenau Gwent (Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau) yn gallu helpu pobl gynllunio a threfnu digwyddiadau llwyddiannus, diogel i bobl o fewn Blaenau Gwent.

Mae’r Cyngor yn gweithio gyda’r Heddlu, Tân ac Achub, Ambiwlans ac eraill i gynnig cyngor a darparu cyfarwyddyd i unrhyw un sy’n cynllunio digwyddiad.

Rydym yn cynnig cyfarwyddyd ar arfer gorau er mwyn sicrhau bod y digwyddiad yn bodloni’r holl ofynion deddfwriaethol, cyfreithiol a gweithredol.

Gall y Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau gynnig cyfarwyddyd ar:

  • Sut i gychwyn arni
  • Beth sydd angen i chi ei wneud
  • Â phwy i gysylltu am gyfarwyddyd arbenigol     

Y brif wybodaeth rydym ei angen gennych yw:

  • Pa fath o ddigwyddiad ydych chi’n ei gynllunio
  • Ble fydd yn digwydd
  • Pryd a ble fydd yn digwydd, dyddiad ac amser
  • Pwy fydd yn mynychu
  • Faint fydd yn mynychu
  • Pa gyfleusterau sydd eu hangen arnoch ar gyfer eich ymwelwyr. Mae hyn yn cynnwys toiledau, cymorth cyntaf, dŵr yfed a lluniaeth.
  • A yw’r digwyddiad ar gyfer grŵp penodol, megis plant, pobl ifanc yn eu harddegau, pobl hŷn neu bobl anabl?
  • Oes angen unrhyw gyfleusterau penodol arnoch ar gyfer y grwpiau hyn?
  • Beth sydd angen i chi wneud i reoli torfeydd yn ddiogel?
  • A yw’r safle sydd gennych mewn golwg yn addas ar gyfer y nifer rydych yn disgwyl bydd yn mynychu
  • Efallai byddwn yn gofyn am wybodaeth arall, yn dibynnu ar fath y digwyddiad rydych yn cynllunio.

Y cynharaf y gallwch ddarparu’ch ffurflen yn ein hysbysu am eich digwyddiad, y gorau oll bydd ESAG yn gallu’ch cynghori.

Pethau sydd angen i chi eu hystyried:

  • Cynllun gweithredu a fydd yn cynnwys cynllun o’r safle ac asesiad risg
  • Cynllun argyfwng, iechyd a diogelwch, deddfwriaeth ac ymgyfreithiad
  • Cau ffyrdd, arwyddion, effeithiau arbennig, ac ati.
  • Diogelwch tân, stiwardio, darpariaeth feddygol, tai bach
  • Mynediad anabl, strwythurau dros dro
  • Mynediad i gerbydau brys, parcio ceir
  • Systemau sain / PA, bwyd a diod
  • Gwaredu ar sbwriel
  • Yswiriant atebolrwydd cyhoeddus
  • Trwydded lleoliad neu Hysbysiad Digwyddiad Dros Dro (TEN)
  • Eraill fel bo’n briodol (yn dibynnu ar fath y digwyddiad).

Faint o rybudd sydd angen ar y Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau?

Y mwyaf o rybudd a dderbyniwn, y mwyaf o amser sydd gan gynllunwyr i drefnu’n effeithiol, yn enwedig os yw’r digwyddiad ar raddfa eang neu angen trwyddedau a/neu gau ffyrdd. Yn ddelfrydol, rydym angen ffurflen yn hysbysu am ddigwyddiad o leiaf 3 mis cyn mae’r digwyddiad i fod i ddigwydd.

Mae fel arfer yn cymryd hyd at 6 mis i drefnu digwyddiad bach a hyd at 12 mis am ddigwyddiad mwy.

Cyfarfodydd y Grŵp Cynghori ar Ddiogelwch Digwyddiadau

Cynhelir cyfarfodydd rheolaidd, ond gellir cynnal cyfarfodydd arbennig i drafod digwyddiadau mawr.

Dogfennau Cysylltiedig

Gwybodaeth Gyswllt

Tîm Trefniadau Dinesig Wrth Gefn
Rhif Ffôn: 01495 355081
Cyfeiriad e-bost: emergency.planning@blaenau-gwent.gov.uk