Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd

Beth sy'n digwydd i wybodaeth a gaiff ei chadw amdanoch? Eich hawliau a'n hoblygiadau i chi.

Sut y defnyddiwn wybodaeth bersonol

Mae'r ddogfen hon yn esbonio sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent (CBSBG) yn cael, dal, defnyddio a datgelu gwybodaeth am bobl (eu data personol) y camau a gymerwn i sicrhau y caiff ei diogelu a hefyd yn disgrifio'r hawliau sydd gan unigolion yng nghyswllt eu data personol a gaiff ei drafod gan CBSBG.

Caiff defnydd a datgeliad data personol ei lywodraethu gan Ddeddf Diogelu Data 2017 ('y Ddeddf'). Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent wedi cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel y 'rheolydd data' ar gyfer dibenion y Ddeddf. Oherwydd hynny mae'n rheidrwydd ar CBSBG i sicrhau ei fod yn trin pob data personol yn unol â'r Ddeddf.

Mae CBSBG yn cymryd y cyfrifoldeb hwnnw o ddifrif calon ac mae'n ofalus iawn i sicrhau y caiff data personol ei drin mewn modd priodol er mwyn sicrhau a chadw ymddiriedaeth a hyder unigolion yn y Cyngor,

1. Pam ydym ni'n trin data personol?

Mae CBSBG yn prosesu gwybodaeth bersonol i'w alluogi i ddarparu amrywiaeth o wasanaethau cyhoeddus i bobl a busnesau lleol sy'n cynnwys:

Cadw ein cyfrifon a'n cofnodion ein hunain

Cefnogi a rheoli ein gweithwyr cyflogedig

Hyrwyddo'r gwasanaethau y mae'r Cyngor yn eu darparu

Marchnata twristiaeth leol

2. Pa fath/dosbarthiadau o ddata personol ydyn ni'n ei drin?

Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir yn adran 1 uchod, gall CBSBG gael, defnyddio a datgelu data personol yn cynnwys y dilynol:

Manylion personol

Manylion teulu

Ffordd o fyw ac amgylchiadau cyfreithiol

Nwyddau a gwasanaethau

Manylion ariannol

Manylion cyflogaeth ac addysg

Anghenion tai

Lluniau, ymddangosiad personol ac ymddygiad

Trwyddedau 

Cofnodion myfyrwyr a disgyblion

Gweithgareddau busnes

Gwybodaeth ffeil achosion

Manylion iechyd corfforol neu feddyliol

Tarddiad hiliol neu ethnig

Aelodaeth undeb llafur

Aelodaeth wleidyddol

Barn wleidyddol

Troseddau (yn cynnwys troseddau honedig)

Credo grefyddol neu gredo arall o natur tebyg

Trafodion troseddol, canlyniadau a dedfrydau

Dim ond y data personol priodol sydd ei angen i gyflawni diben neu ddibenion neilltuol y bydd CBSBG yn eu defnyddio. Gallai data personol fod yn wybodaeth a gaiff ei chadw ar gyfrifiadur, mewn cofnod bapur h.y. ffeil, fel lluniau ond gall hefyd gynnwys mathau eraill o wybodaeth a gaiff ei chadw yn electronig e.e. lluniau CCTV.

3. Am bwy y prosesir gwybodaeth?

Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir dan adran 1 uchod, gall CBSBG gael, defnyddio a datgelu data personol am y dilynol:

Cwsmeriaid

Cyflenwyr

Staff, pobl a gontractiwyd i ddarparu gwasanaeth

Hawlwyr

Achwynwyr, ymholwyr neu eu cynrychiolwyr

Cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol

Myfyrwyr a disgyblion

Gofalwyr neu gynrychiolwyr

Landlordiaid

Rhai sy'n derbyn budd-daliadau

Tystion

Troseddwyr a throseddwyr honedig

Deiliaid trwydded

Masnachwyr ac eraill a gaiff eu harchwilio

Pobl a ddangosir mewn lluniau CCTV

Cynrychiolwyr sefydliadau eraill

4. O ble ydyn ni'n cael data personol?

Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir dan adran 1 uchod, gall CBSBG gael data personol o amrywiaeth eang o ffynonellau, yn cynnwys y dilynol:

Asiantaethau gorfodi'r gyfraith;

Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi;

Awdurdodau trwyddedu;

Cynrychiolwyr cyfreithiol;

Awdurdodau erlyn;

Cyfreithwyr amddiffyn;

Llysoedd;

Carchardai;

Cwmnïau diogelwch;

Mudiadau sector gwirfoddol;

Sefydliadau a gymeradwywyd a phobl yn gweithio gyda'r Cyngor;

Archwilwyr;

Llywodraeth ganolog, asiantaethau llywodraeth ac adrannau;

Gwasanaethau argyfwng;

Unigolion eu hunain;

Perthnasau, gwarcheidwaid neu bobl eraill yn gysylltiedig gyda'r unigolyn;

Cyflogwyr cyfredol, cyflogwyr blaenorol a darpar gyflogwyr yr unigolyn;

Cynghorwyr neu ymarferwyr gofal iechyd, cymdeithasol a llesiant;

Sefydliadau addysg a hyfforddiant a chyrff arholi;

Cymdeithion busnes a chynghorwyr proffesiynol eraill;

Gweithwyr cyflogedig ac asiantau CBSBG;

Cyflenwyr, darparwyr nwyddau neu wasanaethau;

Pobl yn gwneud ymholiad neu gŵyn;

Sefydliadau a chynghorwyr ariannol;

Asiantaethau cyfeirnod credyd;

Addaswyr colled;

Trafodwyr hawliadau allanol;

Tystion;

Ymgynghorwyr meddygol a meddygon teulu;

Sefydliadau arolwg ac ymchwil;

Cyrff masnach, cymdeithasau chyflogwyr a chyrff proffesiynol;

Llywodraeth leol;

Mudiadau gwirfoddol ac elusennol;

Ombwdsmyn ac awdurdodau rheoleiddio;

Y cyfryngau;

Proseswyr data yn gweithio ar ran CBSBG;

Gwasanaeth Prawf;

Hybiau Rhannu Aml-asiantaeth Diogelu'r Cyhoedd;

Gwybodaeth sydd ar gael yn agored ar y rhyngrwyd;

Camerâu corff a wisgir gan swyddogion;

Adrannau eraill o fewn y Cyngor.

Gall CBSBG hefyd gael data personol o ffynonellau eraill fel ei systemau CCTV neu ohebiaeth ei hun.

5. Sut ydyn ni'n trin data personol?

Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir yn adran 1, bydd CBSBG yn trin data personol yn unol â'r Ddeddf. Yn neilltuol, byddwn yn sicrhau y caiff data personol ei drin yn deg ac yn gyfreithlon gyda chyfiawnhad priodol. Byddwn yn ymdrechu i sicrhau fod unrhyw ddata personol a ddefnyddir gennym neu ar ein rhan o'r ansawdd uchaf yn nhermau cywirdeb, perthnasedd, digonolrwydd a pheidio bod yn ormodol, y caiff ei gadw mor gyfredol ac sydd modd, y caiff ei ddiogelu mewn modd priodol, ac y caiff ei adolygu, ei gadw a'i ddinistrio'n ddiogel pan nad oes ei angen mwyach. 

6. Sut ydyn ni'n gwarchod data personol?

Mae CBSBG yn cymryd sicrwydd pob data personol dan ein rheolaeth yn ddifrifol iawn. Byddwn yn sicrhau bod mesurau polisi, hyfforddiant, technegol a gweithdrefnol yn eu lle, yn cynnwys archwiliad a monitro integriti, i ddiogelu ein systemau gwybodaeth â llaw ac electronig rhag colli a chamddefnyddio data, a dim ond caniatáu mynediad iddynt pan fo rheswm dilys dros wneud hynny, ac yna dan ganllawiau llym am ba ddefnydd y gellir ei wneud o unrhyw ddata personol a gedwir ynddynt. Caiff y gweithdrefnau hyn eu rheoli a'u gwella'n barhaus i sicrhau diogelwch cyfredol.

7. I bwy ydyn ni'n datgelu data personol?

Weithiau mae angen i ni rannu gwybodaeth gyda'r unigolion yr ydym yn prosesu gwybodaeth amdanynt a sefydliadau eraill. Lle mae angen hyn mae'n ofynnol i ni gydymffurfio gyda phob agwedd o'r Ddeddf. Mae disgrifiad yn dilyn o'r mathau o sefydliadau y gall fod angen i rannu peth o'r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu gyda nhw am un neu fwy o resymau:

Cwsmeriaid

Perthnasau, cymdeithion neu gynrychiolwyr y person yr ydym yn prosesu ei ddata personol

Sefydliadau gofal iechyd, cymdeithasol a llesiant

Addysgwyr a chyrff arholi

Darparwyr nwyddau a gwasanaethau

Sefydliadau ariannol

Llywodraeth leol a chanolog

Ombwdsmyn a gwasanaethau rheoleiddiol arall

Y wasg a'r cyfryngau

Cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol

Llysoedd a thribiwnlysoedd

Undebau llafur

Sefydliadau gwleidyddol

Asiantaethau cyfeirnod credyd

Cyrff proffesiynol

Sefydliadau arolygu ac ymchwil

Heddluoedd

Cymdeithasau tai a landlordiaid

Sefydliadau gwirfoddol ac elusennol

Sefydliadau crefyddol

Myfyrwyr a disgyblion yn cynnwys eu perthnasau, gwarcheidwaid, gofalwyr neu gynrychiolwyr

Proseswyr data

Cyrff rheoleiddiol

Llysoedd, carchardai

Tollau tramor a chartref

Asiantaethau a chyrff gorfodi cyfraith rhyngwladol

Cwmnïau diogelwch

Asiantaethau partner, sefydliadau cymeradwy ac unigolion yn gweithio gyda'r heddlu

Awdurdodau trwyddedu

Darparwyr gwasanaethau

Swyddogion gofal iechyd

Cyflogwyr cyfredol, cyflogwyr blaenorol a darpar gyflogwyr a chyrff arholi

Awdurdodau gorfodi'r gyfraith ac erlyn

Cynrychiolwyr cyfreithiol, cyfreithwyr amddiffyn

Awdurdod cwynion yr heddlu

Gwasanaeth datgelu a gwahardd

Hawlwyr hawlio allanol

Bargyfreithwyr

Addaswyr colled

Brocwyr Yswiriant ac Yswirwyr

Gall weithiau fod angen i'r Cyngor drosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor. Pan fo angen hyn, gall gwybodaeth gael ei throsglwyddo i wledydd neu diriogaethau ym mhob rhan o'r byd. Bydd unrhyw drosglwyddo a wneir yn cydymffurfio'n llawn â phob agwedd o'r Ddeddf.

8. Beth yw eich hawliau yng nghyswllt eich data personol a gaiff ei drin gan CBSBG?

Mae gan unigolion wahanol hawliau dan y Ddeddf.

Hawl mynediad

Gallwch gael copi, yn amodol ar eithriadau, o'ch data personol a gaiff ei gadw gan y Cyngor. Caiff y broses gais ei chadarnhau ar wefan y Cyngor.

Dan y Ddeddf mae gennych hawl i gael cadarnhad os yw'r Cyngor yn prosesu data yn ymwneud â chi ai peidio. Lle mae hynny'n digwydd, mae gennych hawl i'r wybodaeth ddilynol yn amodol ar eithriadau:

Y dibenion a'r sail gyfreithiol ar gyfer y prosesu

Y categorïau data personol cysylltiedig.

Y derbynwyr y datgelwyd y data personol iddynt.

Y cyfnod y rhagwelir y caiff y data personol ei gadw

Cyfathrebu'r data personol sy'n cael ei brosesu ac unrhyw wybodaeth sydd ar gael am ei darddiad

*Dylid nodi fod 'prosesu' yn golygu gweithredu set o gamau ar ddata personol megis casglu, cofnodi, trefnu, strwythuro, storio, addasu, newid, dileu, cyfyngu, adalw.  

Gall fod angen tystiolaeth o bwy ydych ac unrhyw wybodaeth arall sydd ei hangen i ganfod yr wybodaeth cyn y gall y Cyngor gydymffurfio â'ch cais.

Dylid gwneud unrhyw gais am yr wybodaeth uchod drwy ysgrifennu at y Swyddog Diogelu Data a bydd y Cyngor yn ymateb o fewn un mis.

Unioni data

Gallwch ofyn i'r Cyngor unioni data personol anghywir yn ymwneud â chi. Os yw'r data'n anghywir oherwydd ei fod yn anghyflawn, mae'n rhaid i'r Cyngor ei gwblhau os ydych yn gofyn iddynt am wneud hynny. Dylid gwneud cais ysgrifenedig i'r Swyddog Diogelu Data ac anfonir ymateb o fewn un mis.

Dileu neu gyfyngu data personol

Gallwch ofyn i'r Cyngor ddileu eich data neu gyfyngu unrhyw brosesu ar eich data, gydag eithriadau.

Dylid gwneud pob cais i'r Swyddog Diogelu Data. Bydd y Cyngor wedyn yn eich hysbysu os y cytunwyd i'r cais ac os y cafodd ei wrthod, y rhesymau dros ei wrthod.

Hawl i beidio bod yn wrthrych gwneud penderfyniadau awtomatig 

Dan y Ddeddf mae gennych yr hawl, gydag eithriadau, i beidio bod yn wrthrych penderfyniad pan mae'n seiliedig ar brosesu awtomatig ac mae'n cael effaith gyfreithiol neu effaith sylweddol debyg arnoch. Mae gennych hawl i fynegi eich safbwynt a chael esboniad gan y Cyngor ar ei benderfyniad a'i herio.

Fodd bynnag, dylid nodi nad yw'r hawl hwn yn weithredol i bob penderfyniad gan fod eithriadau, er enghraifft awdurdodiad gan y gyfraith, perfformiad contract yr ydych yn barti iddo.

9. Pa mor hir mae CBSBG yn cadw data personol?

Mae CBSBG yn cadw data personol cyhyd ag sydd angen ar gyfer diben neu ddibenion neilltuol y caiff ei gadw ar eu cyfer yn unol â Pholisi Cadw y Cyngor.

10. Cysylltu â ni

Gall unrhyw unigolyn sydd â phryderon am y ffordd mae CBSBG yn trin eu data personol gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data yn y Cyngor fel islaw:

Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent, 

Cydymffurfiaeth Cyfreithiol a Chorfforaethol, 

Swyddfeydd Cyffredinol, 

Glynebwy, 

NP23 6DN.  

Ffôn 01495 311556

Gallwch hefyd godi pryderon gyda Chomisiynydd Gwybodaeth Cymru. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

2il Lawr

Tŷ Churchill

Ffordd Churchill 

Caerdydd

CF10 2HH

Ffôn: 02920 678400 Ffacs: 02920 678399